Uma rede de aparelhos auditivos administrava 15 lojas com planilhas, sistemas isolados e controles manuais. A Eficify desenvolveu um ERP sob medida que centralizou dados, deu rastreabilidade individual a cada aparelho, automatizou regras fiscais e tributárias e integrou compras e transferências entre filiais. A mesma plataforma evoluiu para sustentar uma operação com mais de 100 unidades.
Contexto
No início do projeto, a empresa operava cerca de 15 lojas e dependia de planilhas, sistemas isolados e controles manuais para vendas, compras, estoque, documentos fiscais e movimentações entre filiais.
Com a expansão, consolidar informações e manter processos padronizados ficou cada vez mais complexo. Era preciso um sistema central capaz de acompanhar cada aparelho, integrar todas as unidades e garantir segurança fiscal e operacional.
O problema
Os dados viviam fragmentados entre unidades, cada uma com rotinas próprias, dificultando a visão integrada do negócio e a padronização.
Produtos de alto valor, como cada aparelho auditivo, precisavam de acompanhamento individual, e as regras tributárias variavam por operação, produto e filial, exigindo automação confiável.
Riscos para o negócio
- Perdas e divergências de estoque por falta de rastreabilidade.
- Erros fiscais e tributários por preenchimento e cálculo manuais.
- Falta de padronização entre unidades, dificultando escalar a operação.
- Decisões baseadas em dados desatualizados e espalhados.
- Crescimento limitado pela dependência de planilhas e sistemas isolados.
Arquitetura anterior
- Planilhas e sistemas isolados, sem integração entre as lojas.
- Controles manuais de vendas, compras, estoque e movimentações.
- Lançamento manual de notas fiscais e cálculo tributário sujeito a erro.
- Sem rastreabilidade individual dos aparelhos de alto valor.
- Sem visão consolidada e em tempo real do negócio.
Diagnóstico da Eficify
Mapeamos os processos de cada unidade (vendas, compras, estoque, fiscal e transferências) e os pontos onde o controle manual gerava risco, retrabalho e divergência.
A partir disso, modelamos um ERP central com rastreabilidade por item, automação fiscal por operação e integração entre filiais, preparado para crescer com a rede.
Solução implementada
Cada aparelho auditivo passou a ser identificado e acompanhado individualmente, com histórico completo da entrada à venda, transferência, devolução ou movimentação, reduzindo perdas e divergências de estoque.
O ERP passou a importar as notas fiscais de fornecedores, eliminando grande parte do lançamento manual: os dados registram produtos, atualizam estoques, relacionam fornecedores e alimentam os processos financeiros e fiscais. A solução aplica as regras fiscais e tributárias conforme operação, produto e filial, apoiando emissão de documentos, cálculo de tributos e validação em vendas, compras, devoluções e transferências.
As transferências entre filiais foram controladas de ponta a ponta (solicitação, separação, envio, recebimento e atualização de estoques) e integradas ao fiscal, com emissão das notas de transferência e histórico para conferências e auditorias. O processo de compras foi centralizado, da solicitação interna à aprovação, pedido e recebimento.
O ERP começou atendendo cerca de 15 lojas e evoluiu continuamente até conectar mais de 100 unidades, funcionando como o centro da operação: vendas, estoques, aparelhos, compras, transferências, documentos fiscais e processos administrativos em um único produto.
Desafios técnicos
- Centralizar dados de todas as lojas em uma plataforma única e integrada.
- Padronizar processos entre unidades com rotinas e controles próprios.
- Automatizar regras tributárias distintas por operação, produto e filial.
- Dar rastreabilidade individual a produtos de alto valor.
- Evoluir o mesmo sistema de 15 para mais de 100 unidades sem reescrever.
Resultados mensuráveis
15 → 100+Lojas sustentadas pela mesma plataforma
RastreabilidadeCada aparelho acompanhado individualmente
Fiscal automatizadoRegras tributárias por operação e filial
Estoque integradoTransferências entre filiais ponta a ponta
Visão únicaOperação centralizada e padronizada
“O ERP virou o coração da empresa. Crescemos de 15 para mais de 100 lojas com padrão, controle fiscal e a segurança de saber onde está cada aparelho.”